Ieder bedrijf met klanten heeft te maken met een boekhouding bestaande uit facturen, BTW-aangiftes, jaarverslagen en meer. Een specifiek onderdeel dat vaak te weinig aandacht krijgt, is het debiteurenbeheer. Onder debiteurenbeheer wordt letterlijk het beheren van debiteuren verstaan. Debiteuren kun je zien als de klanten die nog een factuur aan jou moeten betalen. Maar waarom zou je de activiteiten van debiteurenbeheer moeten beheren en waarom zou je dit uit moeten besteden? Je doet de rest van de administratie toch ook zelf of laat dit door een medewerker doen, dus waarom dit ene onderdeel dan overdragen?
Debiteurenbeheer is een vak apart
Het lijkt inderdaad alsof factureren, het nabellen van een factuur of een herinnering sturen een makkelijke administratieve taak lijkt. De praktijk is echter anders. Een strikt debiteurenbeleid is de manier om tijdig jouw facturen betaald te krijgen en te voorkomen dat facturen helemaal niet betaald worden. Voor jou als medewerker of eigenaar van een bedrijf zijn deze taken een bijzaak. Hierdoor vergeet je dit tijdig te doen en bel je pas twee weken na het verlopen van de factuur er eens achteraan. Logisch dat menig debiteur jou vrijblijvende of te vriendelijke werkwijze aan kan grijpen om de factuur later of niet te betalen. Wanneer je het debiteurenbeheer uitbesteedt, dan wordt dit wel tijdig gedaan en wordt er op een veel concretere manier gecommuniceerd.
Wat doet een debiteurenbeheerder?
Zo’n debiteurenbeheerder doet niets anders dan herinneringen sturen, aanmaningen opstellen en debiteuren die te laat betalen nabellen. Door deze ervaring heeft hij een zesde zintuig om mee vast te stellen of een debiteur niet wil of niet kan betalen. Ook weet hij precies op die manier te communiceren dat hij vriendelijk is, maar wel streng. Op deze manier begrijpt een debiteur dat hij wel zal moeten betalen maar voelt zich door jou als bedrijf nog steeds prettig behandelt. Jij hebt zelf geen omkijken naar deze werkzaamheden en hoeft ook geen vervelende gesprekken met jouw klanten te voeren. Dit maakt het ondernemen prettiger en kan ervoor zorgen dat jouw relaties met klanten beter blijven.
Incasso
Bij het uitbesteden van debiteurenbeheer zal jij de factuur opmaken waarna je deze overdraagt aan het bedrijf voor debiteurenbeheer. Zij pakken alle volgende stappen op. De meeste facturen zullen hierdoor sneller betaald worden, maar er zullen altijd facturen kunnen zijn die niet betaald worden. Gelukkig gaat dit traject ook vanzelf. De debiteurenbeheerder zal de laatste aanmaning verzenden en daarna het incassotraject starten. Bij het incassotraject worden de meeste facturen in de minnelijke fase betaald. Dit is de buitengerechtelijke fase, er komt dus geen rechter aan te pas en je raakt niet in een rechtszaak verwikkeld. Echter wanneer je met een debiteurenbeheerder samenwerkt, kan hij je ook helpen om dit hele traject te voorkomen.
Voorkomen is beter dan genezen
De traditionele manier van zakendoen is het product of dienst leveren waarna je een factuur verstuurt. Echter in de huidige dynamische economie is het soms verstandiger om op een andere manier te handelen. Een bedrijf die zich specialiseert in debiteurenbeheer kan in systemen zien wat het betaalbedrag van bedrijven is. Zie jij dat een klant een negatief vermogen heeft? Dat de gemiddelde betaaltermijn zeer lang is? Of zijn er andere rode vlaggen? Dan kan een debiteurenbeheerder van Creditpartners jou waarschuwen en adviseren. Een advies kan zijn om een betaling vooraf te bedingen of eerst een deellevering te doen met een tussentijdse factuur. Want, voorkomen is altijd beter dan genezen.